Publikační pravidla jsou nedílnou součástí organizace projektu. Je nutné pravidla stanovit hned na začátku před zahájením sběru dat tak, aby každý partner, který se do projektu zapojí, věděl, jaká má práva a jak bude s jeho daty nakládáno.
Dalším bodem k dohodě je určení výtěžnosti dat. Kdo může data publikovat jako první? Vznikne nejdříve souhrnná analýza za všechna centra a následně subanalýzy na datech jednotlivých center?
Vhodné je hned na začátku projektu stanovit publikační záměry jednotlivých partnerů. Tyto záměry je možné definovat konkrétně i relativně široce, v závislosti na typu projektu.
Publikační pravidla bývají definována dvěma základními formami, které se mohou částečně modifikovat. Mezi základní patří:
- Steering committee: v projektu je definována skupina lidí (nejčastěji 3-5), kteří se vyjadřují k publikačním záměrům jednotlivých autorů. Vhodné pro projekty s velkým počtem center – desítky až stovky.
- Vedoucí center odsouhlasují každý výstup, resp. použití svých dat pro daný výstup: Vedoucí pracovník, nebo pověřená osoba dává explicitní souhlas ke konkrétnímu výstupu konkrétního autora s konkrétním účelem použití. Vhodné pro menší skupiny center – jednotky až desítky. Pro usnadnění získání vyjádření vedoucích center, je zřízen hlasovací systém. Po nadefinování jednotlivých položek (předmětem hlasování, oslovená skupina apod.) jsou osloveni jednotlivý zástupci center s výzvou k hlasování v popsaném bodě zpracování dat. Těmto uživatelům je doručen email, kde prostým kliknutím na souhlas x nesouhlas vyjádří svůj názor. Hlasování je automaticky zaznamenáno systémem a následně vyhodnocen výsledek. Tento nástroj velmi zefektivňuje rychlost a zpětnou dohledatelnost hlasování.